21/08/2014

Factura electrónica a la vuelta de la esquina

"LA FACTURA ELECTRÓNICA ES UNA INVERSIÓN, NO UN GASTO"

El 1 de octubre próximo entrará en vigencia el uso obligatorio de la factura electrónica para 240 empresas, medida que generará beneficios y oportunidades para estas organizaciones.

1-¿Qué necesita una empresa para emitir una FE?

La factura electrónica apenas se diferencia de la factura tradicional en papel.

De hecho, todas las facturas en papel se hacen actualmente por medios electrónicos, enviando el archivo digital a una impresora, que ahora se elimina.

Sólo queda firmar digitalmente el archivo, responsabilizándose de su contenido. Por este motivo, es necesario:

• Disponer de un contenedor seguro para salvaguardar la clave que responsabiliza jurídicamente al emisor. (Recordando que esa misma clave de firma tendrá, en breve, otros muchos usos de responsabilidad jurídica para la empresa).

• Usar un software de firma acreditado por INDECOPI, que pueda integrarse con el proceso de generación de las facturas.

• Enviar telemáticamente a la SUNAT y al Cliente el archivo firmado; resulta obvia la conveniencia de sustituir el archivado tradicional en papel por un archivado digital basado en BBDD documentales accesibles a través de los "metadatos" (nº, fecha, RUC Cliente, rango del importe… etc.) Esto último, normalmente, ya habilitado en los ERPs empresariales.

En el fondo, no se trata de qué se necesita para emitir una Factura Electrónica, sino de qué es lo que necesita una empresa para realizar los trámites con la Administración Peruana (la FE es sólo el primer paso), por la vía digital del eGovernment y usando un certificado de firma y/o autenticación empresarial único para todos ellos.

2-¿Cuál es la vía digital idónea para enviar una FE?.

En Seguridad y Riesgos, el volumen es un factor importante a considerar.

Por ese motivo, hay que distinguir entre el envío individual a un Cliente y el envío masivo y sistemático a la SUNAT.

Sin menoscabo de la premisa de que cualquier medida de seguridad siempre es positiva: en cuanto a la posible captura de información, mientras que en el primer caso (individual) no suele tener mayor consecuencia, en el segundo (masiva) una actuación delictiva permitiría obtener una clara radiografía del negocio empresarial (espionaje industrial).

De otro lado, cualquier documento firmado digitalmente (por ende, la FE) ya conlleva una detección de posibles alteraciones (integridad del documento) que son detectadas por el destinatario en el proceso de verificación de la firma. Dichas alteraciones invalidan la firma.

Por tanto, aunque el envío a los clientes pudiera realizarse por canales no protegidos (ej.: e-mail), la comunicación a la SUNAT debería ser, cuando menos, con una cobertura SSL.

3- ¿El e-mail es una vía segura?.

El uso de correo electrónico normal, basado en archivos MIME, no es en absoluto seguro. Si se quiere securizar, habría que recurrir a archivos S/MIME. En estos archivos, tanto el texto como los adjuntos se cifran con la clave pública del certificado del destinatario y así, sólo él, con su clave privada, podrá descifrarlos. Pero, para esto, necesitamos disponer de las claves públicas (certificados) de todos los destinatarios a quienes nos dirijamos.

4- ¿Cómo construyo una vía segura y confidencial a prueba de hackers?

La respuesta a la pregunta anterior es un ejemplo de vía segura. Hay otros muchos esquemas que pueden hacer confidencial nuestra comunicación.

5- ¿Cuál sería el software ideal para la FE?

El que ya tienen todas las empresas para emitir su factura en papel. Una factura es una factura, física o digital. Y con el añadido de la Firma Digital, y sin el paso de enviarlo a una impresora.

La única diferencia entre la factura tradicional y la digital es el "sello" de la firma, para identificar la autoría del emisor.

6- Quiénes deben emitir FE´s

A medio plazo, todas las empresas. Como es lógico, la Normativa sigue un proceso de implantación piramidal: se empieza por las 250 empresas con mayor volumen, continuando con un número mucho mayor de empresas con volumen de facturas medio y al final serán todas.

Pero, antes de que se produzca esta expansión total, ya se impondrá la presentación telemática del Impuesto sobre Sociedades, Minería, Arbitrios, Predial, etc.

Y lo mismo ocurrirá con la Seguridad Social, Boletas Salariales, etc.

Por eso mi recomendación a las empresas de acostumbrarse a custodiar su "sello" de firma digital y a integrarlo en todos sus procesos de gestión.

7-¿Qué beneficios trae la FE?

El beneficio más directo e inmediato, en todos los países donde se implanta la FE, es para la Agencia Tributaria. Mejora el control sobre la recaudación del IVA y minimiza el fraude fiscal por facturas falsas.

También hay un importante beneficio para las empresas (emisoras y receptoras), pero eso parece insertarse en la pregunta siguiente.

8- ¿Existen ahorros en las empresas al implementar este servicio de FE?


Dejando a un lado, pero sin descartar, el muy manido romanticismo ecológico (ahorro de consumo de papel, reducción de talas de árboles…) Debemos evaluar costos económicos como:

-Ahorro en papel, gastos de impresión, ensobrado y franqueo.
-Ahorro de archivado (el más alto)
-Tiempos (cada vez más valioso)
-Errores de transcripción y manipulación.

De hecho, es previsible que los primeros envíos a clientes se realicen en formatos PDF (gráfico e imprimible). Poco a poco, los destinatarios pedirán que se les envíen en formatos XML (como la SUNAT), para poder realizar una integración automática con sus propios Sistemas Contables.

Resumiendo: ahorro y agilidad para el emisor y para el destinatario.

9-¿Es oneroso para las empresas implementar la plataforma tecnológica para la FE?

Es una inversión, no un gasto. Requiere una cierta inversión inicial que, en corto plazo, se verá amortizada con creces por los múltiples usos. A sabiendas de que cada uno de estos usos repercutirá en un ahorro en los costes de Gestión empresarial.

10- ¿Cuándo, en el Perú, debería estar masificado este servicio?

La masificación total tardará un tiempo razonable. Estimo que no inferior a tres años.

Pero insisto en que habrá solapamientos con otros servicios que afectarán a las empresas e, incluso, a los ciudadanos. ¿Para qué, si no, el DNI digital?

Fdo. Carlos de Vicente.

Director Desarrollo de Negocio REALSEC Perú.

Fuente: América Sistemas

 

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